ABBYY FlexiCapture for Invoices
ייעול הנהלת חשבונות עם עיבוד חשבוניות אוטומטי ומוכן לפעולה.
פתרון חכם, גמיש וניתן להרחבה לאוטומציה של חשבוניות.
מה זה ABBYY FlexiCapture for Invoices?
עיבוד ידני של חשבוניות, כמו כל הזנת נתונים ידנית, חשוף לטעויות אנוש. עסקים משתמשים בטכנולוגיות אוטומציה של עיבוד חשבוניות כדי להבטיח שחשבוניות הספקים שלהם ישולמו במדויק, ביעילות ובזמן.
FlexiCapture for Invoices הוא פתרון אוטומטי לעיבוד חשבוניות המוכן היישר מהקופסה ומבטל את העלויות, השגיאות והעבודה הפיזית הכרוכים בעיבוד חשבוניות. התוכנה ממכנת את הזיהוי, ההבנה, חילוץ השדה ואימות הנתונים, מה שהופך עיבוד של חשבוניות של הזמנות רכש למציאות, ללא עיקופים מיותרים.
מדוע להשתמש בעיבוד חשבוניות אוטומטי?
עיבוד חשבוניות מהיר יותר
בהשוואה לעיבוד ידני של חשבוניות, תהליכים אוטומטיים בעבודה עם חשבוניות יכולים להאיץ באופן דרסטי את זמן עיבוד החשבוניות – בשיעור של עד 81 אחוז. זה מתורגם לפחות תשלומים מאוחרים ויותר הזדמנויות לנצל את ההנחות הניתנות על תשלום מוקדם. זה גם מאיץ את תהליכי סגירות התקופה והביקורת הפיננסיים.
דיוק רב יותר
אוטומציה של חשבוניות משתמשת בטכנולוגיות של אינטיליגנציה מלאכותית כגון למידת מכונה, רשתות נוירונים ועיבוד שפה טבעית כדי לאפשר אוטומציה של ייבוא חשבוניות, זיהוי, חילוץ שדות ואימות נתונים. זה מאפשר למחלקת הנהלת חשבונות לשלם לספקים באופן עקבי, במדויק ובזמן.
חיסכון בהוצאות
עם הפחתת המאמץ הידני הנדרש כדי לשפר את העבודה עם חשבוניות וניהול המזומנים, הוצאות התפעול יורדות. בנוסף, תוכנות לעיבוד חשבוניות מסייעות לארגונים לזהות טוב יותר שגיאות חשבוניות כגון פעילויות הונאה ולהימנע מתשלום של חשבוניות כפולות – וכך מבטיחה שהנהלת החשבונות מספקת סכומים מדויקים בכל פעם, ושחשבוניות ישולמו פעם אחת בלבד.
פישוט תהליך העבודה עם חשבונות זכאים
פתרונות אוטומציה לעיבוד חשבוניות יכולים ללכוד נתוני חשבוניות המגיעים ממקורות קלט שונים – ממיקום מרכזי או ממקומות מפוזרים. נתוני החשבוניות (כולל תמונות) שחולצו ואומתו מועברים למערכות המבוקשות – RPA, CRM, ERP, BPM, ECM ולמערכות הנהלת החשבונות – ומספקים זרימת עבודה חכמה ומהירה יותר מקצה לקצה לתשלום אוטומטי של חשבונות.
כיצד פועלת תוכנת האוטומציה לעיבוד חשבוניות של ABBYY:
ABBYY FlexiCapture for Invoices הוא מרכיב מרכזי בפתרון אוטומציה מודרני לניהול חשבונות זכאים. הוא מורכב מחמישה שלבים החל מקליטת החשבוניות ועד להזנתן במערכות הנהלת החשבונות.
1. קליטת חשבוניות
פתרון החשבוניות של ABBYY תומך במספר ערוצי קלט כגון דואר אלקטרוני, סריקת חשבוניות דרך ממשק אינטרנט, MFP, FTP, לכידה ממכשיר נייד, פקס ועוד. הוא מבטיח שהמסמכים יעובדו באופן זהה ללא תלות בסוג הטופס או בפורמט.
2. סיווג
טכנולוגיית סיווג חשבוניות מאפשרת מיון מסמכים לפי סוג ולפי תתי קטגוריות מותאמות אישית. המערכת לומדת תוך כדי תנועה, ובכך מאפשרת פריסה מהירה ועיבוד מדויק יותר.
3. זיהוי, חילוץ ואימות נתונים
פתרון החשבוניות של ABBYY מזהה ומחלץ נתונים משדות רלוונטיים בחשבוניות. הוא תומך בכללי אימות המותאמים לכל מדינה ובווידוא חשבוניות מול נתוני מאסטר וכן להתאמה מול הזמנות רכש.
4. וידוא נתונים ואישור חשבונית
פתרון החשבוניות של ABBYY מזהה ומחלץ נתונים משדות רלוונטיים בחשבוניות. הוא תומך בכללי אימות המותאמים לכל מדינה ובווידוא חשבוניות מול נתוני מאסטר וכן להתאמה מול הזמנות רכש.
5. ייצוא וארכוב
ניתן לשלב בקלות את FlexiCapture for Invoices עם מערכות ERP, יישומים פיננסיים ומסדי נתונים לצורך ייצוא אוֹחֵר של נתוני חשבוניות. אינדוקס אוטומטי של חשבוניות לפי שדות מפתח מבטיח שליפה מהירה וקלה של חשבוניות. הפיכת צילומים לפורמטי PDF עומדת בדרישות האחרונות לניהול ארכיון.
שאלות נפוצות על עיבוד חשבוניות אוטומטי
אוטומציה של חשבוניות לוכדת, מחלצת ומאמתת נתוני מפתח מחשבוניות (הן מנייר והן דיגיטליות) בהתאם לכללי העולם העסקי. לאחר מכן היא מזינה את הנתונים למערכות ניהול מידע כגון RPA, BPM ו-ERP כדי לייצר תהליך עיבוד חשבוניות חלק. לא משנה באיזה ערוץ מגיעות החשבוניות – נייר, דואר אלקטרוני, MFP, API/סריקה מקומית, מכשיר נייד, סריקה דרך ממשק אינטרנט – כל החשבוניות מעובדות באופן מרוכז.
אוטומציה של חשבוניות משולבת עם בינה מלאכותית (AI) כדי להפוך תהליכי עבודה של עיבוד חשבוניות לאוטומטיים עבור כל סוגי החשבוניות, כולל מנייר. עיבוד חשבוניות אוטומטי משתמש בזיהוי תווים אופטי (OCR) כדי לסרוק חשבוניות מנייר ולבצע דיגיטציה לתוכנן. טכנולוגיית OCR, בשילוב עם AI, יכולה להבין את ההקשר של רכיבי חשבונית שונים, לא משנה היכן הם נמצאים במסמך. נתוני החשבוניות נשלפים ומאומתים באופן אוטומטי, מה שמאפשר עיבוד פשוט וחלק.
אוטומציית החשבוניות חוסכת מהעובדים את הצורך לבצע הזנת נתונים ידנית, ומשחררת אותם להתמקד במשימות ערכיות יותר. זה גם עוזר למחלקות הנהלת החשבונות להימנע מאיחור בתשלומים או ביצוע תשלומים כפולים. בעזרת אוטומציית חשבוניות, ארגונים גם חוסכים כסף על ידי ניצול ההנחות הניתנות על תשלום מוקדם.
ניתן להשתמש באוטומציית החשבוניות יחד עם תשתית ה-ERP שכבר קיימת בארגון. ניתן להיעזר במַחְבָּרים חינמיים של ספקי תוכנות מובילים בשוק מערכות המידע ומערכות הנהלת החשבונות. זה יכול לספק החזר השקעה חיובי עם עלויות נמוכות ואינטגרציה בזמן קצר.
תוכנת האוטומציה של עיבוד החשבוניות מבצעת אימות דו או תלת כיווני באופן אוטומטי כדי להבטיח את דיוק החשבוניות. תהליך אימות זה מפחית את הסיכון להונאת חשבוניות אם מתקבלת חשבונית עם סכום לא תקין. עיבוד חשבוניות אוטומטי יכול גם לזהות חשבוניות זהות כך שחשבוניות משולמות פעם אחת בלבד. עיבוד חשבוניות אוטומטי יכול לספק תיעוד נוסף כדי לתמוך בתהליכי ביקורת ועמידה בתקנים.
תוכנת עיבוד החשבוניות של ABBYY משתמשת בטכנולוגיות הבינה המלאכותיות העדכניות ביותר, כולל למידת מכונה, רשתות עצביות קונבולוציוניות, עיבוד שפה טבעית ורובוטיקה. הזיהוי עטור הפרסים שלו מספק דיוק שאין שני לו אפילו עם החשבוניות המורכבות ביותר, כולל חילוץ נתוני פריטי שורה ונתונים מטבלאות.
דברו איתנו. עזרנו לארגונים רבים בארץ להגביר את פרודוקטיביות העובדים, להוריד את עלויות עיבוד החשבוניות ולזרז אותן באופן דרסטי בעזרת תוכנת עיבוד החשבוניות של ABBYY.
